Integração com a Contabilidade

Para a simplificação do entendimento da integração com a contabilidade, este manual será dividido em tópicos.

Criação do Modelo Contábil e Classificação Contábil

1 – Para fazer a integração com a contabilidade, primeiro passo será criar o “Modelo Contábil”. Para isso acesse: “Processamento Mensal” > “Integração Contábil” > “Modelo Contábil”.

2 – Podem haver vários modelos contábeis. Para criar um, clique em “Novo”. Vamos nomeá-lo de “Padrão”.

3 – Nessa tela serão preenchidos os dados do modelo contábil, iniciando pelo “Formato de Exportação”. Neste caso, vamos utilizar a “Integração Data C”, referente a integração entre a folha e a contabilidade da Data C.

4 – As opções a seguir são opcionais e irão definir como serão feitas algumas partes da integração:

• Exportar Pagamentos da Folha – Quando habilitada, irá preparar os pagamentos para a integração;
• Não Exportar Pro-Labore – Irá retirar os recibos e pagamentos referentes a pro labore da integração;
• Não Importar Lançamentos de Autônomos – Irá retirar os recibos e pagamentos referentes a autônomo da integração;
• Informar Somente a Competência no Histórico Variável – No campo histórico variável irá mostrar apenas a competência do evento;
• Contabilizar Férias por Regime de Caixa – Irá considerar o regime caixa para as férias, como as férias são pagas até dois dias antes de seu acontecimento, a mesma pode ter seu pagamento na competência anterior ao seu acontecimento.

5 – A parte inferior da tela será utilizada para fazer os lançamentos das contas “Crédito” e “Débito” das partes nomeadas em sua frente.

6 – Preenchido os campos, clique em “Gravar” para finalizar a criação do modelo contábil.

7 – Iremos criar agora a “Classificação Contábil”. Para isso, vá em: “Processamento Mensal” > “Integração Contábil” > “Classificação Contábil”.

Observação: A classificação contábil servirá semelhante a um “setor” para a contabilidade, podendo então separar a utilização das contas débito e crédito com uma maior maleabilidade para satisfazer as necessidades da empresa.

8 – Para a classificação contábil, defina seu nome e então qual o modelo contábil ela irá utilizar.

Exemplo: Na imagem acima, a classificação foi nomeada de “PADRAO”, porém seria possível criar outras classificações para o comercio, indústria ou como for a necessidade da empresa.

9 – O “Plano de Contas” de contas somente será utilizado para integração com contabilidade de terceiros. Para isso, acesse: “Processamento Mensal” > “Integração Contábil” > “Plano de Contas”.

Manutenção do Estabelecimento e da Lotação

1 – Após criar o modelo contábil e a classificação contábil, vamos efetuar a manutenção no cadastro do estabelecimento. Para isso, acesse a aba “Contabilidade” dentro do cadastro do estabelecimento.

2 – O primeiro preenchimento a ser feito será o campo “Modelo Contábil”, no qual irá indicar qual o modelo contábil utilizado por este estabelecimento. Dê “dois cliques” e veja os modelos já criados. Selecione o desejado e clique em “Transporta”.

3 – O campo “Código Sistema Contábil (Terceiros)” somente será utilizado quando for efetuado integração com algum sistema de terceiros, ou seja, para integração com uma contabilidade que não seja da Data C.

4 – O Campo “Matriz” por padrão virá preenchido como “0001”, simbolizando que na contabilidade o estabelecimento que possui no CNPJ o “0001” é o principal (Matriz). Caso o estabelecimento principal seja outro, será alterado o código para o mesmo.

Exemplo: A empresa “Data X” possui cinco estabelecimentos e recentemente seu principal estabelecimento, que servia como matriz, foi fechada. Por um motivo particular da empresa, ela optou em manter o CNPJ do estabelecimento quatro como matriz. Como o estabelecimento quatro possui o código “0004”, o campo “Matriz” será preenchido com “0004”.

Estabelecimento 1 - 66.895.317/0001-41 (CNPJ)

Estabelecimento 4 - 66.895.317/0004-41 (CNPJ)

5 – A tabela de “Contas Contábeis para Lançamento de Pagamento” será preenchida com as contas “Débito” e “Crédito” somente para os lançamentos de pagamento. O “Histórico Padrão” é opcional e pode ser preenchido com a descrição que desejar para as contas.

6 – Na parte inferior da tela serão marcados os campos conforme a necessidade da empresa:

• Exportar lançamento do 13º Salário 1ª Parcela para Contabilidade - Quando preenchido, a empresa irá exportar os dados referentes à primeira parcela do 13º Salário;
• Exportar lançamento do 13º Salário 2ª Parcela para Contabilidade - Quando preenchido, a empresa irá exportar os dados referentes à segunda parcela do 13º Salário;
• Contabilizar recibo Complementar – Quando preenchido, a empresa irá exportar os dados referentes aos recibos complementares;
• Não Contabilizar baixa da Provisão de Férias – Quando preenchido, a exportação irá ignorar os dados referente à provisão de férias.
• Não Contabilizar baixa da Provisão de 13º Salário - Quando preenchido, a exportação irá ignorar os dados referente à provisão de 13º Salário.
• Estabelecimento Possui Contabilidade Descentralizada – A opção será marcada quando os dados do estabelecimento não forem contabilizados na matriz. Por padrão, os dados exportados da folha para a contabilidade se centralizam na matriz, porém para casos particulares onde a contabilidade será separada em cada estabelecimento, está opção deve ser marcada.

7 – Terminado a manutenção no cadastro do estabelecimento, clique em “Gravar” e então siga para a aba “Contabilidade” dentro do cadastro da lotação.

8 – Irá preencher campo “Classificação Contábil” indicando qual a classificação contábil utilizada por esta lotação.

9 – O campo “Centro de Custo” é utilizado apenas para integração com contabilidade de terceiros, quando o layout do mesmo exige.

Lançamento das Contas Contábeis

1 – Feito todos os passos de cadastramento e manutenção, agora será efetuado o preenchimento de todas as contas contábeis necessárias pelo sistema. Acesse: “Processamento Mensal” > “Integração Contábil” > “Classificação das Contas Contábeis”.

2 – O primeiro campo a ser preenchido será o “Modelo Conexão”, no qual irá escolher qual o modelo contábil irá configurar.

3 – Na parte superior da tela então será mostrado as classificações contábeis registradas que utilizam este modelo contábil. Em nosso exemplo, foi criado a “Padrão” e o “Comercio”.

4 – Para cada uma delas, haverá o preenchimento em duas partes. Ainda à frente da classificação contábil serão preenchidas as contas débito e crédito referente as diversas necessidades da empresa, como provisão de férias, provisão de 13º salário, FGTS, GRFC e etc., ou seja, obrigatoriedades contábeis da empresa que não entram como uma rubrica dentro de um recibo de pagamento. Para verificar todas as possibilidades dos campos, clique na linha e então aperte o botão “Direita” de seu teclado, ou ainda se preferir, utilize o mouse.

5 – Na parte inferior serão preenchidas todas as contas débito e crédito referente às rubricas que aparecem nos recibos de pagamentos dos colaboradores.

6 – Caso alguma rubrica não esteja aparecendo para ser preenchida, clique na ultima linha lançada e depois aperte “para baixo” no teclado, criando uma nova linha. Dê “dois cliques” no campo “Evento” e então selecione a rubrica desejada. Feito isso, lance os dados das contas “Débito” e “Crédito” referente ao campo desejado.

Observação: Sempre deve haver o preenchimento das contas débito e crédito em conjunto, uma vez que uma deve quitar a outra quando necessário.

Observação 2: Para o preenchimento das contas, repare no nome da coluna. Para um mesmo evento, é possível ter contas diferentes para o recibo mensal, recibo de rescisão, recibo de férias, recibo pro labore e etc.

7 – Efetuado os preenchimentos, clique em “Aplicar” e depois em “OK”.

Integração Contabilidade

1 – Para concluir a integração, primeiro selecione o “Estabelecimento” desejado.

2 – Após isso marque quais dados deseja exportar para a contabilidade:

• Lançamentos da Folha de Pagamento – Dados referentes aos lançamentos da folha;
• Lançamentos de Pagamento – Dados referentes aos pagamentos efetuados;
• Lançamentos das Guias – Dados referentes as guias de GPS, DARF e etc.

Exemplo: Os lançamentos das folhas adentram provisões, os recibos entre outros. O pagamento será efetuado quando de fato for pago aquele determinado lançamento. Se um recibo de férias foi efetuado no dia 02/09/2021, seu lançamento será para tal data, porém seu pagamento precisa ser efetuado em até dois dias antes, deixando o pagamento com a data de 31/08/2021. Neste caso, ao contabilizar para a integração deverá se ater aos detalhes de datas em competências diferentes.

3 – Preencha as “Datas de Pagamento”. Caso as mesmas não sejam preenchidas manualmente, ao clicar em “Processar Lançamentos” elas puxaram de acordo com o já colocado no sistema como datas para seu pagamento (tabela mês).

4 – Caso todos os passos anteriores tenham sido concluídos com sucesso, irão aparecer os dados referentes às contas, seus históricos, valores e datas. Caso tenha faltado alguma conta a ser preenchida, aparecerá a tela de “Consistência Contabilidade”.

5 – Essa tela irá mostrar quais eventos ainda não tiveram suas contas devidamente preenchidas. Neste caso retorne à classificação das contas contábeis, adicione as linhas para os eventos e preencha os dados dos mesmos.

Observação: No exemplo acima é possível perceber que faltou lançar os eventos 578, 600, 795, 891 e 895 referentes a lotação “1” que utiliza a classificação contábil “1”. Logo, ao retornar à classificação contábil, seria possível ir direto aos campos para efetuar o preenchimento.

6 – Resolvido a inconsistência do “tópico 4”, ao clicar em “Processar Lançamento” irão aparecer todos os dados. Caso não possua outros erros, clique em “Exportar Lançamentos” para finalizar a integração contabilidade.

Observação: Um possível erro que pode ocorrer após clicar em “Processar Lançamentos” será a mensagem descrita como “Modelo Contábil Exige configuração da Conta Caixa/Banco”. Neste caso, retorne ao cadastro do estabelecimento e preencha as contas débito e crédito referente ao recibo e pro labore.

Observação 2: Caso apareça algumas linhas descritas na parte inferior da tela com a mensagem “Lançamento no valor ... Não possui conta de Débito ou Crédito”, procure na planilha a conta com o determinado valor e confira o preenchimento de suas contas débito ou crédito, na classificação das contas contábeis (o lançamento não será aceito na atual tela de exportação), lembrando que o preenchimento faltante pode estar sendo devido ao tipo de recibo.

Obs: “Estes dados são meramente ilustrativos, podendo ou não estarem condizentes ao período escolhido e serão usados para exemplificar como serão feitos os lançamentos. Aconselhamos ao usuário que pesquise os valores atuais e sua veracidade nos órgãos competentes, para assim efetuar o devido lançamento com seus respectivos valores.”